Comunicación

Es un proceso en donde se intercambian o comparten mensajes ideas, o significados a través de un código común y condensado.

Sus elementos son:

Debe existir una retroalimentación para que sea efectiva

Donde el ruido se puede deber a:

·         Contexto

·         Sexo

·         Edad

·         Cultura

·         Jerarquía

·         Educación

Los canales pueden ser:

·         Formales: institucionales, documentos, comunicados, memos, juntas, etc.

·         Informales: Chismes, rumor, charla de café, dichos, opiniones, etc.

La dirección de la comunicación puede ser:

·         Lineal

·         Ascendente

·         Descendente

·         Transversal (cruzado jerárquico entre departamentos)

y… ¿paraqué es la comunicación?

En clase nos explicaron:

“Una idea que no se transmite y se entiende. No sirve.”

Las personas comunicamos desde que despertamos, y valoramos las palabras de distinta manera, es curioso como una misma palabra puede tener diferentes significados de una persona a otra.

De hecho los mensajes se contaminan desde que salen.

Por ello la forma más adecuada de comunicar es evitando los regionalismos, eso hace los mensajes más universales.

Existen varias formas de comunicar pero en general para que sea una manera adecuada en la organización es necesario reducir el ruido tomando en cuenta los siguientes consejos:

1.      Conocer a las cabezas de la organización

2.      Comunicar sucesos importantes

3.      Decidir un buen canal dependiendo el mensaje.

Aprehensión en la comunicación

Es el comunicar por ejemplo con palabras vacías (el famoso “cantinfleo”) o el terror a la hora de hablar o escribir.

 

Entonces… ¿qué es lo que afecta a la comunicación?

1.      Aprehensión

2.      Palabras vacías

3.      Estatus

Todo esto genera ruido, además de ciertas características que son propias de las redes de comunicación:

De hecho existen Modelos de redes formales y cada una tiene sus inconvenientes…

Modelos de redes formales

En este modelo la comunicación  llega a distorcionarse de boca en boca asmilando un juego de “telefono descompuesto”

En este modelo la creatividad no es la protagonista, ya que las personas siguen las ordenes de uno solo.

En este caso el ruido que se genera es excesivo. 

Recordemos que el ruido en la comunicación se ubica en los canales.Cada modelo tiene sus propias características por ejemplo:

Comunicación efectiva se entiende por la comunicación que es:

·         Clara

·         Concisa

·         Precisa empática

·         Asertiva

Además cuando nos comunicamos debemos considerar que no solo está hablando nuestra boca sino también:

·         Nuestro movimiento corporal

·         La semántica

·         Cultura

·         Contexto

Por ello, ¡no hay como la comunicación cara a cara!

Comunicación electrónica

Datos notables del internet:

·         Empieza en E.U.A para preservar información

·         Se acaba la guerra fría y lo otorgan a las universidades

·         En 1994 se vuelve comercial y desafiante

La comunicación cara a cara lo enriquece el lenguaje corporal

La comunicación electrónica la enriquece el emoticón.

Y por último la información semántica se complementa con la gesticulación.

Grupos

Antes, un pequeño glosario:

Sociometría: estudia la composición de los grupos.

Socio grama: organiza fuerzas y grupos de la organización.

Grupo: es un subconjunto de la organización

Equipo de trabajo: subconjunto del grupo. Con estructura formal, autónomos o con jerarquías, y con objetivos. No pueden ser más de doce personas. Y se utilizan para lograr objetivos del tipo operativa más que creativo.

Grupo de trabajo: Se reúnen con un objetivo de trabajo en conjunto en una organización. Se requiere para soluciones creativas pues tiene más integrantes que el equipo de trabajo.

Redes sociales: es un grupo de conexiones de un individuo dentro del grupo.

Agrupaciones: son los grupos dentro de las redes sociales.

Camarilla: grupos informales relativamente permanentes, porque se involucra la amistad.

Coaliciones: son alianzas con metas definidas, no son perpetuas una vez alcanzando la meta se desintegran.

Estrellas: el que tiene más conexiones en la red.

Vínculos: gente que no es camarilla ni coalición pero es un contacto que puede ser útil, tiene al menos dos contactos.

Puente: son nexos para articular grupos.

Aislantes: no le hablan a  nadie.

Fase de movimiento de un grupo: se pierde el  interés en el objetivo, se percibe que el grupo desaparecerá y se quiere concluir.

Tormenta: momento en el grupo de incertidumbre y desorganización, inconformismos, luchas de poder, acoplamiento búsqueda de roles, etc.

Modelo pasos de equilibrio

Los grupos tienen un proceso el cual está formado por etapas desde su surgimiento hasta su desintegración.

Se hace en dos fases una que pareciera de organización y la otra de productividad después de ello viene el movimiento en donde el grupo desaparece.

Un grupo puede ser formal e informal, primero pasa por un proceso de grupo y después viene el desempeño y la satisfacción y alcanzan el objetivo meta que es el ¿por qué? y ¿para qué? del grupo (en el mejor de los casos). En un grupo se crean conflictos y por eso se escriben normas

Recursos de los miembros del grupo:

Habilidades, actitudes, valores, personalidad

Estructura del grupo:

Tipo de liderazgo, valores, reglas, comportamiento en sus papeles, expectativas, contrato psicológico.

Condiciones externas de un grupo(afectan al grupo y son ajenas a él):

Reglas de la organización, cultura organizacional, modelo organizacional, modelo de liderazgo, recursos etc.

La socialización de los empleados genera mejores grupos, así como tener claros los objetivos y saber a dónde vamos.

Un grupo de trabajo es mucho más lento en dar soluciones que un equipo de trabajo, porque se conforma por más integrantes y la cohesión de ideas lleva más tiempo. Hay que saber identificar cuando se necesita un grupo de trabajo y cuando un equipo.

En un grupo puedes encontrar en sus relaciones organizacionales (formales):

Cohesión: puesto que deben trabajar para un mismo objetivo

Comunicación: debe ser efectiva para poderse coordinar

Pereza social: es uno de los contratiempos de un grupo que se pueden desligar de responsabilidad

Pensamiento del grupo: las personas seguirán a la masa y lo que esta diga sin importar que en ocasiones vayan en contra de lo que piensan.

Algunas técnicas para tomar decisiones de grupo son:

Tormenta de ideas: se anotan las ideas de los participantes y se discuten en una segunda junta.

Consenso: se toma la decisión hasta que todos estén de acuerdo.

Mayoría: Puede haber inconformes (minoría)

Ajuste de grupo: expone y negocia hasta compartir la solución

Grupo de interacción: subgrupos que se integran.  

Técnica de grupo nominal: Se reúnen e integran juicio de una manera sistemática con un periodo de silencio.

Reuniones electrónicas: votación electrónica

Equipo de trabajo:

Solución de problemas (5-12 personas):

·         Mismo departamento

·         Reuniones periódicas para soluciones probables

Auto dirigidos (10-15 personas):

·         No tienen supervisión externa

·         Son responsables

Fuerza de trabajo (temporal):

·         Interfuncionables

·         Niveles jerárquicos

·         Multidisciplinarios

Comité:

·         Grupos diferentes de trabajo

En un equipo se van a seguir distintos roles:

El conector: controla motiva e integra

El consejero: alimenta la búsqueda de más información

El defensor: defiende en batallas externas

Contralor: hace valer las reglas

Productor: dirige y da seguimiento

Organizador: da la estructura

Promotor: defiende las ideas cuando son emitidas.

Asesor: analiza y aporta opciones

Creador: inicia ideas creativas.

Motivación

La motivación predispone a las personas a realizar algo para conseguir un fin atravesó de estímulos para que den lo mejor de sí mismos. Y es parte de lo que estudiaremos en comportamiento organizacional porque también influye en la rotación, ausentismo y productividad.

La motivación es un factor psicológico y responde a la pregunta de: ¿Qué te mueve?

Y aplica consiente e inconscientemente, siendo la primera de manera externa y la segunda interna.

La motivación es la fuerza que ayuda a centrar esfuerzos para alcanzar objetivos, alimentando la voluntad de las personas para lograrlas.

Teoría de la motivación de Maslow

Maslow diseñó una pirámide que hoy en día es bastante famosa, va de las necesidades más básicas (la base de la pirámide) hasta las más complejas (la cúspide). Así al ser satisfechas las necesidades de cierto nivel el individuo busca cubrir las necesidades del siguiente nivel donde está su meta de satisfacción.

"Cuando un hombre sufre de hambre lo más normal es que tome riesgos muy grandes para obtener alimento, una vez que ha conseguido alimentarse y sabe que no morirá de hambre se preocupará por estar a salvo, al sentirse seguro querrá encontrar un amor, etc."

La finalidad del hombre según esta teoría es que el individuo llegue a la autorrealización, sin embargo es muy difícil que esto ocurra ya que menos del 1% de las personas se sienten plenamente autorrealizadas.

Maslow dijo "Es cierto que el hombre vive solamente para el pan, cuando no hay pan. Pero qué ocurre con los deseos del hombre cuando hay un montón de pan y cuando tiene la tripa llena crónicamente"

Teoría de Mc Clelland de las necesidades

Sostiene que lo que impulsa a una persona se basa en tres factores:

·         Logros: a través de lo que haces.

              Metas elevadas, necesidad de ejecución, no se relaciona.

·         Poder: a través del control de otras personas que se comprometen 
                       con tus logros.

                   Influir en las personas, obtener reconocimiento, ser líder.

·         Afiliación: Tener relación con el entorno

                    Relaciones con las personas, ayudar a la gente, trabajo en

                    equipo.

Al final el verdadero fin es obtener reconocimiento y dinero. Hay individuos que se encuentran más inclinados a un tipo de motivación que a otra, y será esto lo que se tendrá que definir al asignar un puesto.

Las teorías X y Y de Douglas Mcgregor

Imagina que viajabas en un caballo cuando de repente este para y no parece querer moverse ¿cómo lo alentarías? A espuelas y látigos o tal vez incentivándolo con una zanahoria pendiente de un hilo delante de él.

Hay dos tipos de personas X y Y:

Teoría motivación e higiene de Herzberg

Su actitud se basa en éxito y fracaso y se divide en los dos factores de: motivación e higiene, la motivación tiene que ver con el incentivar al empleado, esto le da incentivos  y la higiene con las condiciones laborales, que si bien no lo motiva directamente lo llega a desmotivar si no son los adecuados.

La teoría de ERG de Clayton Alderfer

ERG es por las palabras: resistencia, relación y crecimiento (growth en inglés), Y acomoda las necesidades de la pirámide de Maslow de una manera diferente.

Además no tienen un orden para cumplirse a diferencia de la pirámide y tienen el síndrome de frustración regresión que surge cuando no se ha cumplido un necesidad completamente y se pasa a una superior o  cuando surge una necesidad inferior a la mitad de una superior.

Además se pueden ver afectadas por antecedentes culturales y familiares.

Existencia: Necesidades básicas (consideradas por Maslow como fisiológicas

                     y de seguridad.)

Relación: Interacción con otras personas, para su satisfacción, comprendiendo

                  la necesidad social (es la “estima” de la clasificación de Maslow.)

Crecimiento: Representado por el de crecimiento interno de las personas.  

                       (estima y la de autorrealización.)

Trabajo de metas de Edwin Locke

Esta teoría sugiere la importancia de imponer metas para dar añadir esa motivación en el comportamiento del individuo.

Una meta es cualquier cosa que un individuo se esfuerce por alcanzar. Estas deben desafiar el intelecto del empleado y ser claras y específicas, para poder despertar los deseos de alcanzarla.

·         compromiso con la meta (disposición para alcanzarla)

·         eficacia personal (capacidad para alcanzarla)

·         tipo de tareas

·         cultura nacional

Teoría de la equidad de Stacey Adams

Esta teoría se enfoca en las recompensas que se recibe y se crea un criterio comparando el  tamaño del esfuerzo brindado con la magnitud de la recompensa y a su vez comparando la recompensa obtenida con la de otros empleados que hacen la misma labor.

Cuando se ha cometido una injusticia a los ojos del empleado, este cambia su comportamiento como forma de solución. El empleado espera que entre más de a la organización más reciba de ella beneficios individuales.

Teoría de las Expectativas de Víctor Vroom

Es el resultado del producto de tres factores que son: Valencia, Expectativa y Medios. Los empleados también tienen decisión sobre su comportamiento, y una meta genera expectativas por ellos es que el empleado se esfuerza en cumplirlas por ello y por el valor que el mismo le dio (individualmente).

Valencia. Es la inclinación, la preferencia para recibir una recompensa. Tiene para cada recompensa en un momento dado un valor de valencia única aunque ésta puede variar con el tiempo en dependencia de la satisfacción de las necesidades y con el surgimiento de otras.  

Expectativa. Es una relación entre el esfuerzo realizado y el desempeño obtenido en la realización de una tarea.  

Medios. Es la estimación que posee una persona sobre la obtención de una recompensa. 

Teoría de reforzamiento de Skinner

Es una teoría conductual y se basa en premios y castigos según el desempeño, por ejemplo la fuerza de ventas con las comisiones, es un buen modelo de esto. Ya que los castigo incluso pueden ser de no tomar en cuenta o ignorar.

Recordemos que no podemos motivar igual en una cultura que en otra. La motivacion influye en el desempeño del trabajador haciendo alusión a sus habilidades y creando oportunidades.

Actitudes

Las actitudes de un empleado dependen de infinidad de factores, sin embargo hay algunos que son cruciales, por ejemplo, los valores.

Actitudes. Aprobación o reprobación verbales, reflejan cómo se siente una persona ante una situación. Requiere una evaluación de lo que se quiere hacer.

Valor. Modelo de conducta que se basa en lo moralmente permitido marcando lo que es bueno (son permanentes), existen dos tipos; terminales e instrumentales.

Marcan las convicciones de las personas respecto a lo que quieren hacer.

En el comportamiento organizacional la actitud se basa en tres factores que afectan la rotación, el ausentismo y la productividad:

• Satisfacción en el trabajo: ¿Me siento bien?
• Compromiso en el trabajo: ¿Me gusta?
• Compromiso con la organización: ¿Me gusta en donde trabajo?

La actitud está compuesta por:

• Cognición: Lo que conocemos.
• Afecto: Lo que sentimos
• Comportamiento: Lo que hacemos

Sin embargo en ocasiones se entre en conflicto entre lo que se cree y lo que se hace asi que se busca un equilibrio inconscientemente.

Disonancia:.Incompatibilidad entre dos o más actitudes.

Las posibles actitudes y comportamiento de una persona respecto a alguna situación laboral se pueden medir con test y moderar con diversidad en el trabajo. Es decir:

Trabajos más desafiantes = Mejores actitudes = Satisfacción en el trabajo.

No olvidemos que la percepción puede ser incluso de nosotros mismos a esta se le llama autopercepción y son las justificaciones de lo que hacemos o dejamos de hacer.

En un trabajo generalmente se está buscando para tener satisfacción laboral:

Solidaridad

Apoyo

Cercanía

Desafíos

Al tener estos factores de tu lado las actitudes van mejorando.

Insatisfacción en el trabajo

Este factor también se puede medir de echo se mide en lo general y en lo particular.

De hecho el pronóstico de la actitud que tendrán los empleados en la organización de acuerdo a los resultados de medir la insatisfacción se pueden ver claramente en la siguiente gráfica.